仕事でやるべき業務を忘れずにするために便利なのが、To Do リストですね。
やるべきことをリストにして、無事に行なった項目にはチェックを入れていきます。
ToDoリストによって、「うっかり忘れていた！」ということを防げた人は多いと思います。
ところが、ToDoリストは完璧ではなく、使い方によっては、
「リストを作っているのに、いまいち仕事をこなせている気がしない」
「リストの項目に追われている感じがして疲れる」
という感覚になることがあります。
やることリストからタスクが永久になくならない状態になって、実際にできることよりもやるべきことが多すぎると、ストレスがかかりすぎることがあります。
達成感や満足感を感じられないと、やる気が失われる場合があります。
それで、TODOリストをうまく使わないと、やれていないことが山積みになっていく可能性があるのです。
今回は、TODOリストの上手な使い方について書きたいと思います。
TODOリストそのものは悪くない
使い方を工夫していけば、TODOリストはスケジュール管理に大変役立ちます。
大切な用事を忘れずに済むからです。
そして、任務を果たしてチェックマークをつけれた時には、とても達成感があります。
あらかじめリストに書き出しているので、何か用事があったかどうか思い出すという手間を省くことができて、作業効率が良くなりますね。
また、TODOリストは非常に応用がきくので、スーパーの買い物のリストから、引越しの手続きのリスト、勉強や仕事の段取りのためのリストなど、仕事でもプライベートでも使える方法です。
理想を追いすぎないほうがうまくいく
うまくいくかどうかは、やるべきことリストに書くことを上手に選べるか?がポイントです。
大切ではない用事などを何でも入れてしまうと、リストの中にできないことがたくさんできてしまい、できないことリストのように見えてくることでしょう。
また、たくさんの項目を書き加えていくと、どれが大切なのかが分かりにくくなります。リストにあるあまり重要ではないことに時間がとられて、重要な用事ができなくなるかもしれないからです。
対策としては、リストを作る段階で、できそうかどうかを想像しながら、始めから無理なことはリストに入れないほうが実際的です。
あるいは、リストを作ってから、どんな順番でしていくのか、しなくても良い項目がどれかなどを合わせて考えるのもおすすめです。
優先順位と流れをつかむ
絶対に外してはいけない用事を目立たせるか、最初の方に書いておくと、忘れずに済みますね。
「できそうかどうか？」「どんな順番や流れにするか？」を上手に想像し、想定できるかがスケジュール管理がうまくいくかどうかの分かれ目です。
リストを作りながら、優先度をより分けて行けると、TODOリストを作った甲斐が出てきますね。
タスクにかかる時間を配分する
何をするかということと同時に、何にどれだけの時間を割くかということを決めておくとスムーズにいきます。
一つのタスクが最後までできなくても、続きを次の日や別の人に託すなどができる場合があります。
集中力が切れると、時間をかけた割には進まないこともあるので、どれだけの時間をかけるかを決めておくのは現実的な方法ですね。
スケジュールにしてしまう
TODOリストだけにとどめず、一つずつの項目にどれだけの時間がかかるか、優先順位の高いものは何かを選り分けていき、時間枠の中に組み込んでみましょう。
もし、どう頑張ってもできそうにない予定になっていたら、まず全部のタスクはできないでしょう。
あふれた用事の中で、重要なものとできそうなものだけ残し、別の日で良いものは別の日にするか、なしにします。
時間枠に入れてしまうほうが、現実的な予定になります。
決められたタイムリミットがあるほうが、集中してできることもあります。時間を意識して作業するのに、腕時計などで時間を確認できると便利ですよ。
※ 腕時計についての記事
全部できるとは限らない
上手にスケジュールを組んでも、実際にやってみると、できないことが出てくることはよくあります。
そんな場合には、できなかった項目があってもOKとすることです。
大事な用事だけ忘れないようにし、次回で大丈夫なことは、次回に回したりして、一度リストをリセットして組み直すのがおすすめです。
大事な項目だけでもできたら、「良くできた！」と思うことで、達成感が得られるようにしましょう。
まとめ
TODOリストで、ただ項目を並べるだけではなく、リストを作りながら、できそうにないことを外し、時間を割り振ってスケジュールに組み込むと、実際に取り組みやすくなります。
また、1日ごと、あるいは定期的にリストを見直し、リセットして、いつまでもできなかった項目を残しておかないようにすると、スッキリしていきますよ。
大事なことだけは忘れないようにして、補助的な項目まで完璧にしようと思わないほうが、かえって長続きすると思います。
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