あまり気が進まないこともありますが、大抵のことは、先延ばしにしないほうが上手くいきます。
先に伸ばしてしまうと、間に合わなくなったり、余計仕事が増えていってしまったり、複雑になってしまうこともあるからです。
例えば、この記事を書くにあたっても、あとで書こうと思って先延ばしにすると、ほかの用事をしている間に忘れてしまったり、書こうと思っていたアイデアを思い出すのに時間がかかってしまいます。
同じようなことが、あらゆる仕事に当てはまるので、先に伸ばすと、仕事の効率が悪くなりかねません。
今回は、先に伸ばさなくなるような工夫について書きたいと思います。
重要度を見定める
先に伸ばさないほうが良い重要なことと、しなくても困らないことがあります。
しなくても良いことを真っ先にしていくと、重要な用事をできなくなってしまうかもしれません。
何でも気がついたことから順番にするのではなくて、後回しにできる要件も見きわめる必要があります。
例えば、自分の趣味や遊びの部分です。
テレビを見たり音楽を聞くことは、リフレッシュするのに良いかもしれませんが、真っ先にしなければいけないことではないかもしれません。
次の日や次の週でも大丈夫、あるいは、できなかったけど困らないことは意外とあります。
また、仕事の要件ではなくても、家族や人との約束は、後回しにしないほうが良いでしょう。
気がついた時にすると良いこと
早めにしていると、時間の節約になることがあります。
連絡事項は早めに伝えよう
例えば、誰かと会った時にその場で要件を伝えておけば、後からメールでやり取りせずに済むかもしれません。
メールは、よく考えてから書くことができ、読み手も考えてから返事をすることができる便利なツールですが、かえって時間がかかりすぎてしまうことがあります。
話せば5分で分かり合える事柄を、1時間かけてやり取りしたり、メールに気がつかなかったりしたら、日にちをまたいでやり取りすることになる場合もあります。
メールの場合
メールのほうが、文字に残って便利なこともあります。電話にすぐ出られない人もいますし、時間のある時にメッセージを確認できるからです。
その際にも、早めに伝えておくなら、相手にとって親切です。
コミュニケーション
ちょっと申し訳なかったな、と思う場合、謝罪のことばは、早めに言ったほうが良いです。
先延ばしにしなければ、ひとことごめんなさいで、終わるかもしれませんが、後にのばしていると、謝る気になれなくなったり、相手許す気になれなかったりして、問題が大きくなってしまいがちです。
あいさつ、お礼、謝ること、連絡事項などは、早めが良いと思います。
買い物
見つけたときに買っておくと、後からわざわざ買いに行かなくて良くなるので、時間の節約になります。
ただし、本当に必要なものだけです。買わなくても済むものの場合、見てすぐに買うのは、衝動買い、というものです。
ふだんから、必要なものと、必要でないものを把握していると、判断を間違えにくいです。
また、購入できる予算が決まっていると、失敗しにくいですよ。
日課を決めておく
先延ばしにしてしまう要因として、面倒だから今度にしよう、と思うことです。
1日の日課を決めているなら、
「ちょっと疲れたけれど、これは今日することに決めているから、やっておこう」
といって終わらせてしまうことができます。
片付けなど、疲れるとやりたくなくなりますが、放っておいてもあとで絶対に片づけなければいけません。
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あとでする仕事を増やしてしまわないように、その日のうちに済ませておくと良いですね。
まとめ
重要なことと、やりたいことが違っているときには、先にすべきことを変えないといけない場面が出てくるかもしれません。
予定を立てたり、その通りに実行するのは、難しいものですが、だんだんと無理のない計画ができるようになってくると思います。
時間の使い方が上手になると、同じ時間の中でできることが増えますし、仕事上手にもなれますね！
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